Archivieren aus einem GEVER-System: ein Prozess oder ein Projekt?

Was man mindestens einmal jährlich macht, und zwar immer gleich, ist ein Prozess. Macht man das Gleiche aber nur alle paar Jahre, so wird daraus schnell einmal ein Projekt. Denn seit der letzten Ausführung haben sich verschiedene Rahmenbedingungen geändert, ein Teil der Ansprechpartner hat gewechselt, und man erinnert sich sowieso nicht mehr, wie man es das letzte Mal gemacht hat.

So ist es auch mit der digitalen Archivierung. Jährlich durchgeführt, ist es ein Prozess, sonst ein Projekt. Es ist daher ganz klar: Sie sollten aus Ihren Produktivsystemen jährlich archivieren, das ist am effizientesten. Dokumentieren Sie das Vorgehen für das nächste Jahr, und es wird von Jahr zu Jahr leichter gehen.

Das erste Mal ist die Archivierung aus einem Produktivsystem, etwa aus einem Geschäftsverwaltungssystem, aber mit ziemlicher Sicherheit ein Projekt. Die Auskopplung von Nutz- und Metadaten aus dem System haben Sie vermutlich vorher noch nie gemacht. Es muss auch getestet werden, wie Ihre Ablieferungspakete im digitalen Archiv ankommen.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie in ihrem System gewisse Bereinigungen vornehmen müssen. Hat Ihr Team jeweils darauf verzichtet, Dossiers abzuschliessen, so rächt sich das jetzt. Vielleicht haben sich die Sachbearbeitenden darauf beschränkt, Subdossiers abzuschliessen, und Sie stellen nun fest: die können gar nicht archiviert werden, ohne dass das Hauptdossier auch abgeschlossen wird. Dieses können sie aber nicht abschliessen, weil die Dossierbildung nicht dem entspricht, was man das «Dossierprinzip» nennt. Dossiers und Geschäfte sind nicht kongruent. Es kommt auch vor, dass Dossiers zum gleichen Geschäft mehrfach existieren, weil jemand zu faul war, nach einem bereits existierenden Dossier zu suchen.

Je nach Befund realisieren Sie: Es braucht ein eigentliches Sanierungsprojekt, bevor Sie überhaupt daran denken können, aus dem System zu archivieren. Diese Arbeiten können umfangreich sein. Das Rezept zur Vermeidung: Kümmern Sie sich darum, dass Dossierbildung und Dossierabschluss in Ihrem GEVER-System picobello sind.