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Drei entscheidende Elemente für den GEVER-Erfolg 3/3: Einführung

An der Einführung kann alles scheitern: Werden die Benutzerinnen und Benutzer nicht ausreichend in allen organisatorischen und technischen Belangen an einem Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) geschult, so werden sie sich rasch das Dateisystem zurückwünschen und jede Umgehungsmöglichkeit finden. Wer die vielfältigen Suchfunktionen eines solchen Systems nicht beherrscht, wird das System (fälschlicherweise) für unübersichtlich halten. Und wer organisatorisch nicht geschult ist, wird das Dossierprinzip (Element 1/3) nicht kapieren und irgendwelche unechten Dossiers anlegen, die Jahre später zu einem Durcheinander im System führen.

Viele schon sind an der Einführung gescheitert; das gilt es zu vermeiden. Genügend Schulung (mindestens ein Tag) ist unabdingbar. Die Schulung ist erfolgreicher, wenn a) organisatorischer und technische Schulung miteinander verwoben sind, b) jede zu schulende Person an einem eigenen Gerät üben kann, c) die Geschulten am Tag nach der Schulung im System arbeiten können.

Auch nach der Schulung brauchen die Benutzerinnen und Benutzer Betreuung: Beispielsweise durch die Power User, die sich in der Realisierungsphase ein tiefes Wissen zu den Systemfunktionen haben aneignen können (Element 2/3). Die Power User sollten die Benutzerinnen und Benutzer aktiv aufsuchen, um Bedienungsfragen, aber auch organisatorische Fragen (Wo lege ich das ab? Wie benenne ich das?) sofort zu klären. Sie müssen verhindern, dass sich in den ersten Arbeitswochen am neuen System falsche Arbeitsweisen einbürgern. Tipps und Tricks an die User resultieren daraus: vermittelt auf dem Intranet, vermittelt in weiteren, kleineren Schulungssequenzen.

Nach unserer Erfahrung dauert es ein bis zwei Jahre, bis sich eine gute neue Kultur der Geschäftsverwaltung herangebildet hat. Wer in diesem Zeitraum nachlässt, gefährdet die Investition ins System und in seine Einführung.