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Drei entscheidende Elemente für den GEVER-Erfolg 2/3: Realisierung

In der Projektführungsmethodik Hermes gibt es die «Realisierungsphase», in der ein neues System eingerichtet wird, bevor es eingeführt werden kann. Diese Phase sollte im Projekt für die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems (GEVER-System) nicht nur für technische Vorgänge benutzt werden. Hier sind auch die organisatorischen Entscheidungen der vorangehenden Konzeptphase umzusetzen. Und die Phase sollte intensiv genutzt werden, um das System und die Migration der Daten für die Benutzerinnen und Benutzer vorzubereiten.

Das geschieht am besten mit dem Einbezug von Power Usern aus den Organisationseinheiten. Diese müssen das System vorab sehr gut kennen und erhalten dafür eine ausgedehnte Schulung. Diese Schulung bezieht sich auch auf wichtige GEVER-Grundsätze wie etwa die Dossierbildung (Element 1/3; idealerweise waren die Power User schon bei der Erarbeitung des Ordnungssystems dabei).

Die Power User bereiten das System vor für ihre Organisationseinheit: Sie integrieren beispielsweise Dokument- und Dossiervorlagen oder legen häufig gebrauchte Suchanfragen so ab, dass sie von allen aufgerufen werden können. Zudem planen sie für ihre Organisationseinheit die Migration der Daten. Keiner mehr startet heute mit seinem GEVER-System auf der grünen Wiese; es existieren zehntausende von Dateien. Welche rübernehmen? Wann? Auf welche Weise?

Wenn in der «Einführungsphase» die Benutzerinnen und Benutzer geschult werden, muss das System gut vorbereitet und am besten auch schon gefüllt sein.